湖北省章开沅文化交流基金会档案管理办法
第一章 总则
第一条 为确保湖北省章开沅文化交流基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，充分发挥档案在反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据基金会实际工作情况，并依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《基金会管理条例》，特制定本管理办法。
第二条档案工作是基金会管理工作的重要组成部分，是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会要认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，以确保和维护基金会档案的完整和安全。
第二章 归档要求
第三条 本管理办法档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：
（一）上级主管部门的文件材料，包括：上级主管部门颁发的文件以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证；领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
（二）基金会的文件材料，包括：基金会的请示与上级部门的批复文件；基金会理事会会议文件以及各种声像材料；基金会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；基金会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；基金会年检、考核材料；基金会成立、合并、更名、印章、章程、制度等文件资料；基金会与有关单位、团体或个人签署的合同、协议书等；基金会的历史沿革、大事记、年鉴；反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书；有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料。
（三）其他具有保存价值的文件材料。
第四条 归档的时间为：基金会秘书处要建立健全平时归卷制度，对处理完毕的文件材料，由档案管理员集中统一保管。会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由基金会财务人员保管，于第二年六月底以前移交档案管理员保管。
第五条 基金会指定档案管理员，负责收集和管理基金会的文件材料，并保持相对稳定。立卷归档工作在秘书长的监督指导下进行，档案管理员必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经秘书长检查合格后方可归档。档案管理员在工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第六条 档案管理员不仅要做好纸质文件的归档，也要做好电子文件的归档。应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。
第三章 档案利用
第七条 建立和完善档案借阅手续。基金会工作人员因工作需要，经秘书长签批，可查阅基金会形成的档案资料。未经档案管理员同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
第八条 查阅档案时应严格遵守保密纪律；不得擅自向他人传播档案内容；不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件；不得借出和携带出境。
第四章 保管期限和销毁
第九条 凡记叙和反映基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为短期；对于会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》的相关规定执行。
第十条 以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交秘书长审核，提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
第五章 附则
第十一条 本管理办法由基金会办公室负责解释。
第十二条 本办法经基金会第一届理事会第二次会议（2014年12月19日）讨论通过，并自发布之日起生效。
